Ощущение цейтнота перед отпуском знакомо почти всем. Список дел на последние дни перед отдыхом зашкаливает — так что уже не хочется ни в какой отпуск, лишь бы тебя оставили в покое. Но есть секрет управления временем, который позволит превратить эти суматошные дни в относительно спокойные, а рабочую неделю в вашей обычной жизни сделать гораздо более продуктивной. Просто у каждого дня должно появиться свое предназначение.
Секрет высокой продуктивности Джека Дорси
Джек Дорси — один из создателей социальной сети Twitter, а также основатель и генеральный директор компании Square. Некоторое время назад Дорси полноценно трудился в обеих компаниях: по восемь часов в каждой, в сумме 16-часовой рабочий день. В одном из интервью Дорси поделился секретом своей продуктивности:
«Единственный способ это делать — быть очень дисциплинированным и предельно рациональным. Я обнаружил, что лично мне помогает такой способ организации работы, как „темы дня“.
По понедельникам в обеих компаниях я сосредотачиваюсь на вопросах управления и руководства — в Square мы проводим управленческое совещание, а в Twitter совещание оперативного командования, и в этот день я встречаюсь один на один с членами обоих руководящих подразделений.
По вторникам я фокусируюсь на продуктах; по средам — на маркетинге, коммуникации и росте; по четвергам — на отношениях с разработчиками и партнерами; по пятницам — на корпоративной культуре и найме новых сотрудников.
По субботам я отдыхаю — я люблю совершать походы в горы. Воскресенье я отвожу для размышлений, разработки стратегий, анализа обратной связи и подготовки к предстоящей неделе.
Разумеется, невозможно полностью сосредоточиться только на указанной „теме дня“, но, как правило, я могу быстро справиться со всеми посторонними вопросами. Например, знание того, что вторник — это „день продуктов“, позволяет мне не распылять усилия. Это также помогает дисциплинировать всю компанию в целом: мы всегда знаем, где мы были на прошлой неделе и где мы должны быть на следующей, и это способствует достижению результатов».
Три типа дней от Дэна Салливана
Известный бизнес-тренер Дэн Салливан рекомендует планировать каждую неделю в соответствии с тремя типами дней.
Фокусные дни: в эти дни вы должны сосредоточиться на наиболее важных видах деятельности, как правило, тех, что направлены на генерацию дохода. В идеале в этот же период вы должны максимально задействовать ваши уникальные таланты — делать то, что вы умеете лучше всего.
Буферные дни: эти дни предназначены для того, чтобы совершить все необходимые звонки, обработать электронную почту, провести встречи и совещания, раздать поручения, разобраться с документами, а также заняться профессиональным обучением.
Свободные дни: это дни для отдыха, развлечений или, возможно, благотворительности. Никаких деловых звонков, электронных писем, встреч, никаких мыслей о работе! Это время для того, чтобы восстановить силы.
Как я планирую свою идеальную неделю
Я тоже стараюсь планировать свою неделю в соответствии с определенной схемой, хотя она несколько отличается от метода Дорси и Салливана. Моя типичная неделя выглядит следующим образом.
Понедельник: первый день недели я посвящаю управлению компанией (как Дорси). Я встречаюсь один на один с каждым членом руководящей команды, чтобы провести обзор результатов за предыдущую неделю и наметить план деятельности и цели на предстоящую. В конце дня я провожу собрание со всей командой, где каждый может рассказать о проблемах, поделиться своими мыслями и идеями, что позволяет создать необходимую контекстную осведомленность внутри компании.
Если честно, я не люблю понедельники, потому что я не очень общительный человек и не в восторге от совещаний. Но я предпочитаю начинать неделю с самого «трудного», чтобы остальные четыре дня сосредоточиться на приятных делах.
Со вторника по четверг: дни в середине недели — это мои «фокусные дни». В это время я пишу книги, разрабатываю программы электронного обучения, составляю маркетинговые материалы. То есть в этот период я создаю «продукты», которые генерируют доход, и, безусловно, задействую при этом все свои уникальные таланты.
Пятница: конец рабочей недели — мой «буферный день», который я использую для разбора счетов и электронной почты, ответа на письма читателей и т.п.
Приемные часы. Помимо такого тематического планирования дней недели я выделяю последнюю пятницу каждого месяца под встречи за кофе и ланчем.
Я буквально завален предложениями «собраться за чашечкой кофе и поговорить», и для тех приглашений, которые я готов принять, я специально отвожу последнюю пятницу месяца. Официантов в ресторанчике LaStalla в Ньютауне всегда забавляет, когда я прихожу туда в 11:00, сажусь за столик и принимаю череду гостей, примерно по одному в час. В конце дня я получаю счет, который обычно включает три-четыре ланча (я съедаю только один) и около десятка чашек кофе.
Как избежать стресса перед отпуском и после него
Раньше я ненавидел отпуск. Для меня это был слишком большой стресс.
Безусловно, отдых — это прекрасно, но пара дней перед его началом превращались для меня в настоящий кошмар: передать дела, раздать задания и поручения, закончить срочную работу.
В первые несколько дней отпуска я беспокоился о том, что не успел выполнить, и пытался завершить неоконченные дела по телефону или электронной почте. По возвращении меня снова ожидал кошмар — груды накопившихся вопросов, электронных писем, срочных встреч и совещаний.
Потом я понял, что есть простой способ наконец-то расслабиться — включить хотя бы одному «буферному дню» перед отдыхом и после него. В первый день после отпуска — никаких заранее запланированных совещаний, никаких обзоров проектов, никаких важных встреч. Посвятите этот день тому, чтобы совершить необходимые звонки, разобрать электронную почту, переговорить со своими менеджерами и ключевыми сотрудниками, чтобы войти в курс дела и вернуться к нормальному рабочему ритму.
Знание того, что у вас есть время, чтобы спокойно передать дела перед отпуском, а затем включиться в работу в размеренном темпе, позволит вам расслабиться и хорошо отдохнуть.
Хотите еще один секрет? Сообщите своему офис-менеджеру, когда вы вернетесь на работу, но попросите его не убирать отметку «в отпуске» в вашем календаре-планировщике. Таким образом, все будут считать, что вы еще на каникулах, и не набросятся на вас с неотложными вопросами и проблемами, как только вы переступите порог компании.
Даже если вы не руководитель и не сотрудник какой-то компании, отводить определенные дни недели под регулярно повторяющуюся работу может быть полезным. Вот как это может выглядеть.
Если вы фрилансер: выделите один день в неделю под «неприятные» дела, такие как поиск новых клиентов или работа с бухгалтерскими документами.
Если вы студент: выделите один вечер в неделю под вечеринки и два — под работу в библиотеке.
Неработающий родитель: во вторую половину дня в воскресенье выделите пару часов на то, чтобы приготовить еду на неделю вперед.
